¿Nunca has sentido que llevar las minutas de tus reuniones se vuelve un caos, se traspapelan o no que no las compartes con los demás miembros de tu equipo?
A muchos les ha pasado y en Odnos los hemos escuchado, por eso liberamos un módulo nuevo ligado al módulo de Actividades y Eventos, el cual te ayudará a generar minutas más rápido y a mantener un orden entre ellas.
¿Cómo crear una minuta de una reunión?
Crear una minuta es fácil, siempre y cuando tengamos un evento registrado en nuestro calendario. Para hacer una minuta deberemos abrir alguna actividad de tipo Cita/Evento o Llamada, ir a la pestaña de Minutas y dar click en el botón + Nueva minuta.
Una vez dentro de la interfaz de Nueva Minuta podrás confirmar la asistencia de los participantes en la actividad, agregar nuevos asistentes, llevar un resumen y los acuerdos a los que se lleven.
Esta interfaz esta dividida en tres pestañas:
- General: será la primer pestaña que visualices, en esta podrás:
- Gestionar los asistentes
- Indicar si la reunión es remota o en algún lugar
- La fecha en la cual queda asentada la minuta
- Resumen: esta segunda pestaña cuenta con un pequeño editor similar a Word en el cual podremos definir todos los puntos tocados en la reunión.
- Acuerdos: ¡la pestaña más divertida del módulo! Aquí contarás de igual forma con un editor tipo Word el cual si ingresas la información en lista o viñetas y si activas la casilla de crear nueva actividad a partir de acuerdos generará una nueva actividad con las subtareas que la conforman de forma automática añadiendo a todos los participantes de la actividad original en esta nueva actividad resultante.
¿Puedo enviar a mis compañeros o a los asistentes la minuta de la reunión?
¡Por supuesto que sí! Una vez generada la minuta, te llevará a la visualización de la misma y en dónde contarás con un botón de Enviar en la parte superior derecha el cual enviará vía correo electrónico la minuta de la reunión en formato PDF a todos y cada uno de los asistentes.
¿Existe algún formato PDF de la minuta de reunión?
Si, dentro de la vista de visualización de la minuta de reunión, en la parte superior derecha, encontrarás un botón con la leyenda Exportar PDF, este botón te abrirá en una nueva pestaña la minuta de la reunión en formato PDF con la hoja membretada de tu empresa.
